Целта на Външния Финансов Одит е да потвърди че финансовия отчет на определена компания дава вярна представа за финансовото състояние на дружеството.
Нека да илюстрираме тазата ни с един скучновато-обширен пример:
Междинното сборуване е процедура по събиране на предварително обособена под-категория (субкатегория) на даден отчетен обект. Да речем, че в нашата организация имаме следните отчетни обекти: магазин 1 – магазин 2, основна дейност – спомагателна дейност, разход за външни услуги – разход за материали, разход за наем- разход за ремонти. Организирането на тези двойки обекти може да стане в самостоятелно обособени сметки или в подсметки, като второто значи че има ейрархия между двойките. Да разгледаме един вариант популярен в нашето счетоводство.
Разход за външни услуги отчитаме по сметка 602, а разхода за материали по сметка 601. Разхода за магазин 1 отчитаме по подкатегория 01, а разхода за магазин 2 отчитаме по подкатегория 02. Разход за наем отчитаме по подкатегория 11,а разход за ремонти отчитаме по подкатегория 12. Разхода за основна дейност отчитаме по отделна сметка 611, а разхода спомагателна дейност отчитаме по сметка 612.
Да речем че получим фактура за наем на магазин 01, от която 700 лв. са за административна част и 3300 лв. са за търговска част или общо 4000 лв.
Тази фактура би следвало да отчетем по нашия приет модел по сметка 602-01-11 и след края на отчетния период от тази сметка да прехвърлим 3300 лв. към сметка 611 и 700 лв. към сметка 612.
За да отговорим на въпроса: колко плащаме за външни услуги, ние трябва да съберем всички разходи по 602. За да отговорим на въпроса: колко плащаме за наеми, ние трябва да съберем всички разходи по 602-01-11 и 602-02-11. За да отговорим на въпроса: колко плащаме за административни наеми, ние трябва да съберем всички разходи по 602-01-11 и 602-02-11, които са приключени в сметка 612.
Както виждате отговора на последния въпрос изисква доста доработки и изчисления при една привидно подредена система.
Ако водим аналитични журнали по сметки на лист хартия да речем. То тези Журнали биха изгреждали така:
Сметка 602-01-11
Сума1 , документ1
Сума2 , документ2
….
ОБЩО Сметка 602-01-11
Сметка 602-02-11
Сума1 , документ1
Сума2 , документ2
….
ОБЩО Сметка 602-01-11
…
Сметка 602
Сума1 от 602-02-11
Сума2 от 602-01-11
….
ОБЩО Сметка 602
…
Сметка 611
Сума1 от 602
Сума2 от 601
….
ОБЩО Сметка 611
Както се досещате добавянето на сметки изисква много презборуване, на много междинни сборове.
Старите счетоводители са градили с години системи за отчита по обекти, които отговарят максимално близко до изискванията към съответния бизнес. Тези изисквания се променят и увеличават с времето и това неимоверно води да добавяне на междинни сборове и пресборуването на междинните сборове в тотали.
Годишния финансов отчет е еманация на тези сборове в нещо окончателно, в нещо за масово ползване от заинтересовани лица.
В нашата горна схема, ако дружеството отвори магазин 3 това автоматично води до нуждата от създаване на един бюлюк сметки като 602-03-11, 602-03-12… и съответно огромна опасност да се обърка нашия модел от сборове и подсборове.
Компютрите и счетоводните системи базирани на релационни-бази данни дават гъвкавост при първоначална настройка и елиминират сборуването на ръка. В тези системи се изисква въвеждане на настройки и организация на счетоводните обекти, въвеждане на счетоводни операции и те вадят автоматично обобщени справки на база предходните 2 стъпки.
Разбира се изискванията върху междинните сборове са прекалено многообразни и сложни, което налага всякакви доработки, досборувания и подваждания.
С други думи компютъра разделя счетоводството на счетоводни операции и заявки за сборуване / подваждане.
Полезността и придадената стойност на Класическия Външен Финансов Одит трябва да се търси в по-голяма степен в потвърждаване на индивидуалните счетоводни операции, в правилния дизайн и категоризация на обектите на отчитане и по-малко в пресборуването , досборуването и направените ръчни подваждания .